Retención en la fuente: guía para empresas en 2026

La retención en la fuente es la forma en que el Estado cobra el impuesto de renta antes de que termine el año: cada vez que su empresa paga una factura, se queda con un porcentaje y lo entrega a la DIAN a nombre de quien la cobró. El artículo 365 del Estatuto Tributario la define como un mecanismo para facilitar, acelerar y asegurar el recaudo, y dice que lo retenido se tiene como buena cuenta o anticipo del impuesto. En 2026 la mayoría de pagos de una pyme cae en tres tarifas: 2,5 % en compras, 4 % en servicios y 11 % o 10 % en honorarios.

Esta guía es el mapa del tema. Los casos con reglas propias están en artículos aparte: servicios y compras, venta de inmuebles y dividendos.

¿Qué es la retención en la fuente, en palabras simples?

Es un cobro anticipado con dos protagonistas. El agente de retención es quien paga y descuenta; el retenido es quien recibe el pago y verá ese descuento como un abono a su impuesto de renta del año. Si al final del año el retenido debe menos de lo que le retuvieron, la diferencia se convierte en saldo a favor; si debe más, paga el resto.

Para la empresa que retiene, el dinero nunca fue suyo. Por eso la ley lo trata con más dureza que a un impuesto propio: quien retiene y no consigna está reteniendo plata ajena.

¿Quién está obligado a practicar la retención?

• Las personas jurídicas y sociedades de hecho, las entidades públicas, los consorcios, las uniones temporales y las comunidades organizadas, en los pagos que por ley están sometidos a retención (ET art. 368).
• Las personas naturales comerciantes que en el año anterior tuvieron patrimonio bruto o ingresos brutos superiores a 30.000 UVT, que con la UVT 2026 son $1.571.220.000 (ET art. 368-2).
• Los notarios, que recaudan la retención cuando una persona natural vende un bien raíz que es activo fijo.

Una persona natural que no es comerciante, o que lo es pero no supera ese tope, no está obligada a retener en sus pagos comunes. Sí lo están casi todas las S.A.S., incluidas las pequeñas.

¿A quién se le aplica la retención en la fuente?

A quien recibe un pago que puede ser ingreso para él: el proveedor, el arrendador, el contratista, el socio que recibe dividendos. La tarifa depende de dos cosas, el concepto del pago y la condición del beneficiario. En compras y servicios, el que no está obligado a declarar renta soporta una tarifa más alta; por eso el decreto dice que el beneficiario debe informar si declaró renta el año anterior o si está obligado a hacerlo (DUR 1.2.4.9.2 parágrafo 3).

No se retiene a quien no es contribuyente del impuesto de renta, ni en pagos que corresponden a cancelación de pasivos, préstamos, reembolsos de capital o compra de acciones (DUR 1.2.4.9.1). Tampoco cuando el pago no llega a la base mínima del concepto.

¿Cuáles son las tarifas de retención en la fuente en 2026?

Las bases mínimas que el decreto fija de forma expresa son tres: 2 UVT para servicios ($104.748), 10 UVT para compras y otros ingresos ($523.740) y 70 UVT para productos agrícolas o pecuarios sin procesar y café ($3.666.180), con la UVT 2026 de $52.374. Para honorarios y comisiones el decreto no trae una cuantía mínima equivalente.

¿Cómo se calcula la retención en un pago?

Se identifica el concepto, se confirma si el pago supera la base mínima y se aplica la tarifa sobre el valor antes de IVA. Cuando el pago incluye impuestos que el proveedor recauda, como el IVA, se descuentan de la base (DUR 1.2.4.9.1 parágrafo 1).

• Servicio de mantenimiento por $3.000.000 más IVA, a un proveedor declarante: 4 % de $3.000.000 = $120.000.
• Honorarios de $5.000.000 a una sociedad: 11 % = $550.000. A una persona natural: 10 % = $500.000.
• Compra de mercancía por $2.380.000 con IVA incluido: la base es $2.000.000 y la retención $50.000 si el vendedor declara, o $70.000 si no.
• Compra de $400.000: está por debajo de $523.740, no se retiene.

¿Cada cuánto se presenta la declaración de retención en la fuente?

Cada mes. El artículo 606 dice que la declaración discrimina lo que debió retenerse durante el respectivo mes, y su parágrafo 2 libera de presentarla en los meses en que no hubo operaciones sujetas a retención. Si la empresa tiene sucursales, se presenta una sola declaración consolidada. Debe firmarla contador público cuando el patrimonio bruto del año anterior o los ingresos brutos de ese año superan 100.000 UVT, que a UVT 2026 son $5.237.400.000, o el revisor fiscal si la empresa está obligada a tenerlo.

¿Qué pasa si no retiene o declara tarde?

Si no retiene, responde usted por lo que debió retener, con derecho a cobrárselo después al proveedor (ET art. 370). Si consigna tarde, causa intereses de mora por cada mes o fracción (ET art. 377). Y si declara tarde, la sanción por extemporaneidad se calcula sobre la retención: 5 % por mes antes del emplazamiento, hasta el 100 % del impuesto o retención (ET art. 641).

Ejemplo: una retención mensual de $4.000.000 presentada dos meses tarde, antes de cualquier emplazamiento, carga una sanción de $400.000, nunca inferior a $524.000 en 2026. Después del emplazamiento la tasa se duplica, como se explica en emplazamiento para declarar.

¿También se retiene IVA?

Sí, pero es otra retención. Los agentes de retención de IVA retienen el 15 % del valor del IVA cuando no hay una tarifa especial (ET art. 437-1), y se declara en el mismo formulario mensual. Si su empresa vende con IVA, las reglas para declararlo están en declaración de IVA: quién declara y cada cuánto.

¿Qué debe guardar la empresa?

• La constancia de si cada proveedor persona natural declara renta, porque de eso depende la tarifa.
• El certificado anual de retenciones que debe expedir a cada beneficiario por conceptos distintos a salarios (ET art. 381). Sin él, su proveedor no puede imputar ni pedir el saldo a favor.
• La conciliación mensual entre lo contabilizado, lo declarado y lo pagado. Es lo primero que un contador externo debe entregarle, como explicamos en qué debe entregar su contador cada mes.

La retención es una obligación mensual que no perdona meses sueltos. Si quiere que la liquide, la declare y la pague a tiempo un equipo con doble revisión, mire el outsourcing contable; y si está comparando con tener un contador de planta, la calculadora de costo está en outsourcing contable. El diagnóstico inicial no tiene costo: respondemos el mismo día hábil y le enviamos propuesta y honorarios por escrito en 24 horas.

La retención no es plata de la empresa. Es plata que la empresa cuida un mes para la DIAN, y por eso no se puede declarar sin pagarla.