Declaración de IVA: quién declara y cada cuánto en 2026

La declaración de IVA la presenta quien es responsable del impuesto, y la frecuencia depende del tamaño. El artículo 600 del Estatuto Tributario fija dos periodicidades: bimestral para grandes contribuyentes, para quienes a 31 de diciembre del año anterior tuvieron ingresos brutos iguales o superiores a 92.000 UVT y para los responsables de bienes exentos y exportadores; cuatrimestral para todos los demás. La mayoría de pymes declara tres veces al año, y en cada periodo el cálculo es el mismo: IVA cobrado en ventas menos IVA descontable de compras.

¿Quién está obligado a declarar IVA?

Los responsables del impuesto, incluidos los exportadores (ET art. 601). Es responsable quien vende bienes o presta servicios gravados (ET art. 420), salvo que cumpla todas las condiciones para ser no responsable del parágrafo 3 del artículo 437. Esas condiciones aplican a personas naturales comerciantes y artesanos minoristas, pequeños agricultores y ganaderos, y prestadores de servicios:

• Ingresos brutos de la actividad inferiores a 3.500 UVT ($183.309.000 a UVT 2026) en el año anterior o en el año en curso
• Un solo establecimiento, oficina, sede, local o negocio
• Que allí no se explote franquicia, concesión, regalía o similar
• Que no sea usuario aduanero
• Ningún contrato gravado individual igual o superior a 3.500 UVT ($183.309.000 a UVT 2026) en el año anterior ni en el año en curso
• Consignaciones, depósitos o inversiones de actividades gravadas que no superen 3.500 UVT ($183.309.000 a UVT 2026)

Basta con incumplir una para ser responsable. Una sociedad siempre es responsable si vende algo gravado; las condiciones de no responsable son solo para personas naturales. Los inscritos en el régimen SIMPLE tienen reglas propias, explicadas en IVA e impuesto al consumo en el SIMPLE.

¿Cada cuánto se paga el IVA: bimestral o cuatrimestral?

A valor UVT 2026, 92.000 UVT son $4.818.408.000. La periodicidad se define cada año con los ingresos del año anterior: si su empresa cruza ese umbral en 2026, en 2027 pasa a declarar cada dos meses, y el parágrafo del artículo 600 exige informar a la DIAN el cambio de periodo.

Si la empresa empieza a operar a mitad de año, el primer periodo va desde el inicio de actividades hasta el final del periodo que corresponda. Y si liquida o termina actividades, el periodo se cuenta hasta esa fecha.

¿Se declara IVA sin movimiento?

Depende de qué entienda por "sin movimiento". El artículo 601 dice que no están obligados a declarar en los periodos en que no hayan efectuado operaciones gravadas ni operaciones que den lugar a impuestos descontables, ajustes o deducciones. Si no vendió nada gravado pero sí compró con IVA, por ejemplo arriendo de oficina, software o servicios, ese IVA es descontable y el periodo sí se declara. Si no hubo ni lo uno ni lo otro, no se presenta.

Conviene declarar cuando hay IVA descontable aunque no haya ventas: es lo que le permite arrastrarlo a los periodos siguientes como saldo a favor. Y una declaración con saldo a favor debe firmarla contador público (ET art. 602).

¿Cómo se calcula el IVA a pagar?

IVA generado en las ventas menos IVA descontable de las compras. La tarifa general es del 19 % (ET art. 468). Solo es descontable el IVA de compras que sean costo o gasto en renta y que se destinen a operaciones gravadas (ET art. 488); si una compra sirve a la vez a operaciones gravadas, exentas y excluidas, el descuento se reparte en proporción (ET art. 490).

Ejemplo: en el cuatrimestre de mayo a agosto una empresa vendió $60.000.000 más IVA y compró insumos por $25.000.000 más IVA. IVA generado: $11.400.000. IVA descontable: $4.750.000. A pagar: $6.650.000, menos las retenciones de IVA que le hayan practicado sus clientes.

Ese IVA descontable solo se sostiene con soporte: factura electrónica o, cuando el proveedor no factura, documento soporte. Sin él, el descuento se cae en una revisión.

¿Quién firma la declaración de IVA?

El representante legal o quien cumpla el deber formal de declarar. Además debe firmarla el revisor fiscal si la empresa está obligada a tenerlo, o un contador público cuando el patrimonio bruto del último día del año anterior o los ingresos brutos de ese año superan 100.000 UVT ($5.237.400.000 a UVT 2026), y en todos los casos en que la declaración arroja saldo a favor (ET art. 602). Ese último supuesto sorprende a empresas pequeñas: el primer periodo con más IVA descontable que generado ya exige firma de contador, con su nombre y matrícula en el formulario.

¿Qué pasa si no declara o declara tarde?

La sanción por no declarar se calcula sobre ingresos o consignaciones, no sobre el IVA. En un negocio con márgenes bajos puede superar varias veces el impuesto que se dejó de pagar. Si tiene periodos pendientes, la ruta para ponerse al día está en años sin declarar.

El IVA es la obligación que más castiga el desorden, porque cada periodo depende de que las facturas de compra estén completas y bien clasificadas. Si quiere que la firma lo lleve con su contabilidad, vea el outsourcing contable, y si compara contra un contador de planta, la calculadora está en outsourcing contable. El diagnóstico inicial no tiene costo y respondemos el mismo día hábil.

El IVA no se paga sobre lo que vendió. Se paga sobre lo que vendió menos lo que puede probar que compró.