En resumen
- 01El documento soporte lo emite el COMPRADOR, no el vendedor. Es la forma de documentar una compra a alguien que no está obligado a expedir factura.
- 02Es obligatorio desde el 1 de agosto de 2022 para facturadores electrónicos que sean contribuyentes de renta o responsables de IVA, según el artículo 6 de la Resolución 000167 de 2021 modificado por la Resolución 000488 de 2022.
- 03Sin él, el costo no tiene soporte para renta ni el IVA para descontar. Y a diferencia de una factura que se puede pedir después, este documento tiene que existir en el periodo.
Este es uno de esos temas que suenan menores y aparecen en la declaración de renta con un número grande. La regla es simple de enunciar: si usted le compró a alguien que no está obligado a facturar electrónicamente, la responsabilidad de documentar esa compra es suya.
¿Quién emite el documento soporte?
Usted, el comprador. Esa es la parte contraintuitiva y la razón por la que tanta gente lo pasa por alto: estamos acostumbrados a que el soporte de una compra lo entregue quien vende. Aquí es al revés, porque quien vende precisamente no está obligado a emitir nada.
La Resolución 000167 de 2021 regula el documento soporte en adquisiciones efectuadas a sujetos no obligados a expedir factura de venta o documento equivalente, y su artículo 6, modificado por la Resolución 000488 de 2022, fijó la obligatoriedad a más tardar el 1 de agosto de 2022 para los facturadores electrónicos que sean contribuyentes de renta o responsables de IVA.
¿A quién le compra sin factura, en la práctica?
| Le compró a | ¿Necesita documento soporte? | Riesgo si falta |
|---|---|---|
| Persona natural no obligada a facturar | Sí | El costo queda sin soporte para renta |
| Un independiente que no factura electrónicamente | Sí | Igual, más el riesgo de verificación de aportes |
| Un arrendador persona natural no responsable de IVA | Sí | Un gasto recurrente sin soporte, mes a mes |
| Un proveedor del exterior | Sí, con los requisitos propios de esa operación | Costo rechazado y posibles efectos en cambiarios |
| Un proveedor obligado a facturar que no le facturó | No. Lo que corresponde es exigir la factura | Sustituirla con documento soporte no la reemplaza |
| Compras menores de caja menor | Sí, si el proveedor no está obligado a facturar | Es donde más se acumula sin que nadie lo note |
¿Qué arriesga exactamente si falta?
Dos cosas, y conviene verlas en dinero. La primera es la deducción en renta: un costo sin soporte válido queda expuesto a ser rechazado, y lo que eso significa es que usted paga impuesto sobre una utilidad mayor que la real. La segunda es el IVA descontable, cuando aplica.
El artículo 771-2 del Estatuto Tributario condiciona la procedencia de costos, deducciones e impuestos descontables a que las operaciones estén respaldadas por los documentos que la ley exige. El documento soporte es, para estas compras, ese documento.
¿Cómo lo detecta la DIAN?
Por diferencia, y con meses de retraso, que es lo que lo hace desagradable. La DIAN recibe sus documentos electrónicos y los de sus proveedores, y recibe también lo que terceros reportan sobre usted en la información exógena. Cuando su declaración registra costos que no tienen documento que los respalde, la diferencia es visible sin necesidad de una visita.
Ese cruce está explicado en cómo la DIAN cruza su facturación en tiempo real, y su cara formal, la exógena, en quién reporta y qué cruza la DIAN.
¿Se puede emitir después?
Técnicamente se puede emitir tarde, pero no es lo mismo que emitirlo a tiempo. El documento soporte debe existir para respaldar la operación del periodo en que ocurrió, y reconstruir meses después una serie de documentos es exactamente el patrón que llama la atención en una revisión.
La solución práctica no es documental sino de proceso: que la emisión del documento soporte sea un paso del flujo de pago, igual que la factura. Si el proveedor no factura, el documento se emite antes de pagar, no en el cierre del año.
- Marque en su maestro de proveedores quiénes no están obligados a facturar. Esa lista define dónde aplica.
- Emita el documento soporte en el mismo momento del pago, no al cierre.
- Transmítalo cuando corresponda y guarde el acuse, igual que con una factura.
- Revise la caja menor: es donde más compras sin factura se acumulan sin que nadie lleve la cuenta.
- Si el proveedor es un contratista independiente, aproveche el mismo flujo para verificar su planilla, según el deber del contratante.
Si quiere que esto quede montado dentro del ciclo mensual y no dependa de la memoria de alguien, eso es outsourcing contable. Para un caso puntual, escríbanos.
La factura la exige usted. El documento soporte lo emite usted. En los dos casos, el costo sin papel lo paga usted.
Fuentes
- DIAN, Resolución 000167 de 2021: documento soporte en adquisiciones a no obligados a facturar
- Estatuto Tributario art. 771-2: procedencia de costos, deducciones e impuestos descontables (compilación DIAN)
- DIAN, Resolución 000042 de 2020: obligados a facturar electrónicamente
Publicado el 17 de septiembre de 2026. Si una autoridad modifica un plazo o un valor, esta página se actualiza y la fecha cambia.
