Nómina electrónica: qué pasa si no la ha transmitido

Hay una razón por la que este tema se subestima: no llega una multa al mes siguiente. Llega algo más lento y más caro, y llega en la declaración de renta, cuando ya no se puede arreglar el año.

¿Cuál es realmente la consecuencia?

La DIAN lo dice con sus propias palabras en el Oficio 901719 de 2021: la no implementación del documento soporte de pago de nómina electrónica impide su generación y transmisión, y también imposibilita el soporte de los costos y deducciones en el impuesto sobre la renta y de los impuestos descontables en el impuesto sobre las ventas.

¿Cuál es el plazo exacto?

El artículo 8 de la Resolución 000013 de 2021 fija el plazo para transmitir el documento soporte de pago de nómina electrónica y sus notas de ajuste dentro de los diez primeros días del mes siguiente a aquel al que corresponde el pago o abono en cuenta.

Conviene leer esa frase con cuidado: el plazo se ancla al mes del pago o abono en cuenta, no al mes en que usted hace la contabilidad. Si paga la quincena del 30 de septiembre el 2 de octubre, revise a qué periodo corresponde antes de asumir la fecha.

¿Cómo verifica si sus transmisiones realmente pasaron?

No basta con que el software diga "enviado". Lo que cuenta es que la DIAN lo haya aceptado y que exista el acuse.

1. Descargue del portal de la DIAN el listado de documentos de nómina recibidos a su NIT, mes por mes.
2. Compárelo contra su propia nómina liquidada, no contra lo que dice el software.
3. Revise que el número de empleados y los valores totales coincidan, no solo que existan documentos.
4. Identifique los rechazados, que son los más peligrosos porque parecen enviados.
5. Ponga en una lista los periodos faltantes y transmita empezando por el más antiguo.

¿Se pueden transmitir periodos viejos?

Sí, y es lo que hay que hacer. Transmitir tarde deja el soporte que no existía, que es precisamente lo que estaba en riesgo en la declaración de renta. Hacerlo antes de presentar la renta del año correspondiente es mucho mejor que hacerlo después, y hacerlo antes de un requerimiento es mejor todavía.

Si arrastra varios periodos, ordénelos del más antiguo al más reciente y documente el ejercicio. La misma lógica que aplica a las declaraciones atrasadas aplica aquí, y está desarrollada en años sin declarar: cómo ponerse al día.

¿Quién responde, la empresa o el contador?

Ante la DIAN responde el obligado, que es la empresa. Eso no cambia porque el trámite lo ejecute un tercero: la obligación es del empleador y las consecuencias de renta son suyas.

Lo que sí puede y debe exigir es evidencia mensual. El acuse de la transmisión es uno de los entregables que deberían llegarle sin pedirlos, y lo listamos entre los demás en qué debe entregarle su contador cada mes.

¿Qué relación tiene esto con la UGPP?

Directa. La nómina electrónica que usted transmite a la DIAN y las planillas que paga a seguridad social describen los mismos pagos a las mismas personas. Cuando la clasificación de un pago difiere entre una y otra, típicamente en lo que se trata como no salarial, la diferencia queda expuesta en los dos frentes a la vez.

Por eso conviene mirar los dos juntos y no por separado. El proceso de la UGPP y su ventana sin sanción están en aviso persuasivo de la UGPP. Si quiere que la nómina, la PILA y la transmisión queden conciliadas cada mes, eso es nómina y seguridad social; escríbanos si ya tiene periodos pendientes.

La multa se paga una vez. Un gasto de nómina sin soporte se paga en la tarifa de renta de todo el año.