Aviso persuasivo de la UGPP: qué es y qué sigue

La UGPP asusta más que la DIAN, y con alguna razón: revisa aportes a seguridad social de años hacia atrás, cruza información de varias fuentes y sus cálculos suelen arrojar cifras grandes porque acumulan periodos. Pero la secuencia de su proceso tiene un punto de quiebre muy claro, y quien lo entiende paga mucho menos.

Ese punto no es el aviso que le llegó. Es el requerimiento que todavía no le han notificado.

¿Por qué la etapa persuasiva es la barata?

Porque la ley condiciona la sanción a que el requerimiento ya se haya notificado. El parágrafo del artículo 180 de la Ley 1607 de 2012 establece que las sanciones del artículo 179 no se aplican a quienes declaren o corrijan antes de la notificación del requerimiento para declarar o corregir.

¿Cuánto cuesta esperar, exactamente?

¿Cuántos años atrás puede revisar la UGPP?

Cinco. El parágrafo 2 del artículo 178 de la Ley 1607 de 2012 le da a la UGPP cinco años, contados desde la fecha en que el aportante debió declarar y no declaró, declaró por valores inferiores a los legalmente establecidos, o se configuró el hecho sancionable. Cuando la declaración se presenta extemporánea o se corrige, el término se cuenta desde esa presentación o esa corrección.

Conviene subrayar lo segundo: corregir reinicia el reloj sobre lo corregido. No es un argumento para no corregir, es un dato para planear el orden en que se corrige.

¿Qué le va a pedir la UGPP?

Lo mismo, casi siempre, y se puede tener listo antes de que lo pidan.

• Planillas PILA de los periodos revisados, con sus soportes de pago.
• Nómina del periodo: contratos, novedades, liquidaciones, y los pagos que usted trató como no salariales.
• La relación de contratistas de prestación de servicios, sus contratos y la verificación de sus aportes.
• Estados financieros y auxiliares de las cuentas de gastos de personal y honorarios.
• La conciliación entre lo que reportó a la DIAN por nómina y lo que pagó a seguridad social.

Ese último cruce es el que suele destapar el problema. La nómina electrónica que su empresa transmite a la DIAN y las planillas que paga a seguridad social describen los mismos pagos, y cuando no coinciden, la diferencia salta sin que nadie tenga que buscarla.

¿Por qué le llega un tercer aviso si usted ya corrigió?

Por tres razones, en este orden de frecuencia. La primera es que se corrigió un periodo y no los demás: la UGPP revisa un rango, no un mes. La segunda es que se corrigió el valor pero no la base, y el cruce vuelve a marcar diferencia. La tercera es que la corrección se hizo en la planilla equivocada, típicamente una planilla de corrección que no reemplaza la original.

Si va a corregir, corrija el rango completo y guarde la evidencia de cada periodo. Un aporte pagado sin la planilla que lo sustenta es, para efectos de un cruce, un aporte que no existe.

¿En qué orden conviene responder?

1. Confirme la fecha de notificación del documento que le llegó y qué tipo de documento es. Eso define si todavía está en la ventana sin sanción.
2. Reconstruya el periodo completo que la UGPP menciona, no solo el mes del ejemplo que le citan.
3. Calcule la diferencia real antes de responder. Responder sin haber calculado es cómo se aceptan cifras que no eran las correctas.
4. Corrija y pague lo que efectivamente debe, dentro del plazo.
5. Radique la respuesta con los soportes, y conserve el acuse.
6. Arregle la causa, no solo el periodo. Si el problema era cómo se clasifican los pagos no salariales, va a repetirse el año entrante.

Si el asunto es por contratistas, el riesgo no es solo de ellos: también lo corre quien les paga, y eso lo explicamos en el riesgo UGPP de las empresas que contratan independientes. Si usted es el independiente, lo que decide todo es cómo se calcula su base, en IBC de independientes.

Para una revisión antes de responder, mire nuestra consultoría tributaria o escríbanos con la fecha del documento a la mano.

La etapa persuasiva no es una advertencia amable. Es la única etapa en la que todavía no hay sanción.