En resumen
- 01El artículo 26 de la Ley 1393 de 2010 condiciona la celebración y el cumplimiento de los contratos de prestación de servicios a que el contratante verifique la afiliación y el pago de aportes del contratista.
- 02La consecuencia para la empresa no es una multa directa sino algo más caro: sin esa verificación, el pago al trabajador independiente no es deducible en renta. Lo estableció el artículo 27 de la misma ley al adicionar el parágrafo 2 del artículo 108 del Estatuto Tributario.
- 03La verificación se hace antes de pagar, no al cierre del año. Un archivo reconstruido en marzo no prueba lo que se verificó en junio.
La mayoría de las empresas piensa en la UGPP como un problema del contratista. No lo es solamente. Hay una obligación que recae sobre quien paga, y su incumplimiento golpea donde más duele en una empresa: la deducción.
¿Qué obliga exactamente a la empresa?
El artículo 26 de la Ley 1393 de 2010 dice que la celebración y el cumplimiento de las obligaciones derivadas de contratos de prestación de servicios está condicionada a la verificación por parte del contratante de la afiliación y el pago de los aportes al sistema de protección social.
No es una recomendación de buenas prácticas. Es una condición del cumplimiento del contrato, y viene acompañada de una consecuencia tributaria concreta.
¿Qué pierde la empresa si no lo hace?
Conviene entender la lógica: la ley no le pide a la empresa que pague los aportes del contratista. Le pide que verifique que el contratista los pagó, y condiciona su propia deducción a esa verificación.
¿Qué debe exigir antes de cada pago?
| Antes de pagar | Documento a exigir | Dónde se archiva | Qué pasa si falta |
|---|---|---|---|
| Al iniciar la relación | RUT del contratista y copia del contrato firmado | Carpeta del contratista | No hay base para sustentar la naturaleza del pago |
| Cada mes, antes del pago | Planilla PILA del periodo, pagada, a nombre del contratista | Junto a la cuenta de cobro o factura de ese mes | El pago del mes queda sin la verificación exigida |
| Cada mes | Factura electrónica o documento equivalente, según corresponda | Contabilidad del periodo | El costo queda sin soporte tributario |
| Cuando el contratista no factura | Documento soporte emitido por la empresa | Contabilidad del periodo | Sin él el costo no tiene soporte |
| Al cierre | Conciliación entre contratistas pagados y planillas verificadas | Papeles de trabajo del cierre | Se descubre el faltante cuando ya no se puede corregir |
La fila del documento soporte es la que más se olvida cuando el contratista no está obligado a facturar. Es obligación de la empresa emitirlo, y lo desarrollamos en documento soporte: cuándo lo necesita y qué arriesga.
¿Cómo se convierte esto en un hallazgo?
Por cruce, casi siempre, y sin que nadie tenga que ir a la empresa. La nómina electrónica y los reportes de terceros muestran a quién le pagó la empresa y cuánto. Las planillas del sistema de seguridad social muestran quién cotizó y sobre qué base. Cuando una persona aparece recibiendo pagos importantes y cotizando sobre un salario mínimo, la diferencia salta sola.
A partir de ahí, la revisión toca los dos lados: al contratista por su base de cotización, y a la empresa por su deber de verificación y por la deducción que tomó. Cómo se calcula esa base, y los errores que la UGPP encuentra primero, están en IBC de independientes.
¿Aplica a contratos cortos?
La obligación no está redactada en función de la duración sino de la naturaleza del contrato. Un contrato de un mes es un contrato de prestación de servicios igual que uno de un año, y el pago de ese mes es igualmente un pago a un trabajador independiente para efectos de la deducción.
En la práctica, los contratos cortos son justamente donde el archivo falla, porque el proceso formal no se activa para "algo de una vez". Conviene que la verificación sea un paso del flujo de pago, no un trámite aparte: si no hay planilla, no hay pago.
¿Qué conviene montar de una vez?
- Una lista de chequeo por contratista, con RUT, contrato y planilla del mes, dentro del mismo expediente del pago.
- Una regla dura en tesorería: sin planilla verificada del periodo, el pago no se libera.
- Un responsable nombrado de esa verificación, porque cuando es de todos no es de nadie.
- Una conciliación trimestral entre los terceros a los que se pagó y las planillas archivadas.
- Revisión de los casos donde un contratista se parece demasiado a un empleado, porque ahí el riesgo no es solo de aportes.
Si quiere que este control quede montado dentro del ciclo mensual, es parte de outsourcing contable y de nómina y seguridad social. Si es una pyme que está creciendo con contratistas, vea pymes o escríbanos.
La ley no le pide pagar los aportes de su contratista. Le pide verificar que él los pagó, y condiciona su deducción a esa verificación.
Fuentes
- Ley 1393 de 2010, arts. 26 y 27 (Gestor Normativo, Función Pública)
- Estatuto Tributario art. 108: deducción de aportes (compilación DIAN)
- Ley 1607 de 2012, arts. 178 a 180: determinación y sanciones de la UGPP
- DIAN, Resolución 000167 de 2021: documento soporte
Publicado el 17 de septiembre de 2026. Si una autoridad modifica un plazo o un valor, esta página se actualiza y la fecha cambia.
