Qué debe entregarle su contador cada mes

Hay una conversación que se repite con dueños de empresa: llevan años pagando honorarios contables, reciben la factura puntual cada mes, y cuando se les pregunta cuánto ganó el negocio el mes pasado, no lo saben. No porque no les interese. Porque nadie se lo ha dicho nunca.

El problema casi nunca es que el contador haga mal su trabajo. Es que se contrató un servicio de cumplimiento y se esperaba uno de acompañamiento, y eso no se aclaró al principio. Esta es la lista concreta para comparar lo que recibe hoy contra lo que debería estar recibiendo.

¿Cuál es la diferencia entre cumplir y entender su negocio?

Cumplir es presentar lo que la ley exige, en la fecha que la ley exige: IVA, retención en la fuente, ICA, nómina electrónica, renta anual. Si eso se hace bien, usted no tiene sanciones. Es el piso, y no es poca cosa.

Entender es otra cosa: saber qué línea de negocio deja margen y cuál lo consume, cuánta caja tiene comprometida en los próximos sesenta días, si el crecimiento en ventas se está convirtiendo en utilidad o solamente en más trabajo. Esa información sale de la misma contabilidad. La diferencia está en si alguien se sienta a leerla con usted.

¿Qué debería llegarle cada mes, sin que usted lo pida?

Sin pedirlo es la parte importante. Un entregable que solo aparece cuando usted lo persigue no es un entregable, es una excepción.

¿Qué preguntas debería poder responder con su propia contabilidad?

Esta es la prueba más útil, porque no evalúa documentos sino si la información sirve. Si su contabilidad está bien llevada y bien explicada, usted puede responder estas sin llamar a nadie.

1. ¿Cuánto vendí el mes pasado y cuánto el mismo mes del año pasado?
2. De cada cien pesos que vendo, ¿cuántos me quedan después de costos y gastos?
3. ¿Cuánta plata tengo comprometida en los próximos sesenta días y con qué voy a pagarla?
4. ¿Quién me debe, cuánto y desde hace cuánto?
5. ¿Cuál de mis líneas de negocio, sedes o clientes deja margen y cuál lo consume?
6. Si mañana me piden estados financieros para un crédito, ¿los tengo firmados y al día?

Si no puede responder la mayoría, el problema no es suyo. Es que la contabilidad se está llevando para la DIAN y no para usted, y son dos lecturas distintas de los mismos números. Eso es exactamente lo que hacemos distinto en el outsourcing contable, y si el asunto es de decisión y no de registro, en la asesoría financiera.

¿Cómo sabe si su contabilidad está al día de verdad?

"Al día" tiene un significado preciso y verificable. No depende de que le digan que sí.

• El último mes cerrado está a menos de treinta días de hoy. Si hoy es septiembre y el último cierre es de mayo, no está al día.
• El saldo de bancos en el balance coincide con el extracto, peso a peso, y las partidas conciliatorias tienen nombre y fecha.
• Cada declaración presentada tiene su acuse guardado y usted puede verlo.
• Los soportes existen: facturas de venta, facturas de compra, documento soporte de los proveedores que no facturan electrónicamente, y la nómina transmitida.
• Lo que la DIAN ve de usted en su propio portal coincide con lo que dice su contabilidad.

Ese último punto es el que más sorprende. La DIAN ya recibe sus facturas electrónicas, su nómina y sus reportes de terceros casi en tiempo real, así que la comparación no es teórica: la está haciendo la entidad. Lo explicamos en detalle en cómo la DIAN cruza su facturación en tiempo real.

¿Qué debe recibir al cierre de cada año?

El cierre anual no es solo la declaración de renta. Es el momento en que la empresa queda retratada, y ese retrato lo van a pedir el banco, un socio nuevo, un comprador o la misma DIAN.

• Estados financieros completos bajo el marco técnico que le aplique, con sus notas. Las notas son parte del estado financiero, no un anexo opcional.
• La declaración de renta con la conciliación entre la utilidad contable y la renta líquida, para que se entienda por qué el impuesto es el que es.
• El detalle de lo que quedó pendiente: cartera vieja, pasivos, diferencias por resolver.
• Una conversación sobre el año siguiente, antes de que empiece.

¿Cómo cambia de contador sin perder la información?

Con orden y sin drama. Conviene recordar algo que se olvida: los libros de contabilidad y sus comprobantes son de la empresa. El artículo 632 del Estatuto Tributario obliga al contribuyente a conservarlos y a ponerlos a disposición de la DIAN cuando los pida, y quien responde ante la entidad es la empresa. Pedir su información no es pedir un favor.

1. Pida por escrito la copia de seguridad del software contable, en formato que se pueda leer en otro sistema, no solo impresiones.
2. Pida los libros oficiales y los estados financieros firmados de los años que aún no están en firme.
3. Pida las declaraciones presentadas con sus acuses, por impuesto y por periodo.
4. Pida los soportes digitales: facturas emitidas y recibidas, documento soporte, nómina transmitida.
5. Actualice en el RUT quién queda inscrito como contador, para que la DIAN sepa quién actúa por usted.
6. Cierre el acceso del contador anterior a las cuentas y a los portales, y cambie las claves. Su clave de la DIAN no debería haberla tenido nadie más, para empezar.

Ese último punto no es desconfianza, es higiene. La firma electrónica es personal e intransferible y hay razones de peso para no compartirla nunca, que explicamos en cómo saber si un correo de la DIAN es real.

Si está haciendo este ejercicio con la contabilidad de una pyme, puede ver cómo acompañamos a pymes o simplemente escribirnos con lo que hoy le llega y lo que no.

Un contador que solo presenta declaraciones lo mantiene fuera de problemas. Uno que además le explica los números lo mantiene dentro del negocio.