¿Está obligado a facturar electrónicamente en 2026?

En la investigación que dio origen a este blog aparece una frase repetida por comerciantes pequeños: "no me compraron porque me pidieron factura electrónica". Duele porque es una venta perdida por un trámite. Y suele venir acompañada de una duda razonable: si yo soy pequeño, ¿de verdad tengo que facturar?

La respuesta corta es que el tamaño no es el criterio. Lo son el régimen, la actividad y la responsabilidad tributaria.

¿Su caso está en esta tabla?

El listado completo de excepciones está en el artículo 7 de la misma resolución y conviene leerlo en la fuente antes de concluir que usted está exento, porque las categorías tienen condiciones dentro de cada una.

¿Por qué le piden factura aunque usted no esté obligado?

Porque el problema no es suyo, es de su cliente. Una empresa que le compra necesita un soporte válido para llevar ese pago como costo o deducción. Si usted no está obligado a facturar, la ley no deja a su cliente sin salida: le exige emitir un documento soporte en adquisiciones a no obligados a facturar.

Ese documento es obligatorio desde el 1 de agosto de 2022 para los facturadores electrónicos que son contribuyentes de renta o responsables de IVA, según el artículo 6 de la Resolución 000167 de 2021, modificado por la Resolución 000488 de 2022. Es decir: alguien tiene que documentar la operación, y si no es usted, es su comprador.

¿Desde cuándo aplica en su caso?

Depende de cuándo adquirió la calidad que lo obliga. Un negocio nuevo queda obligado desde que se inscribe con las responsabilidades correspondientes; quien entra al régimen SIMPLE queda obligado por esa inscripción; y quien pasa a ser responsable de IVA lo queda desde ese momento.

Lo que no funciona es asumir que no aplica porque nadie se lo ha exigido todavía. La DIAN recibe los documentos electrónicos de sus proveedores y de sus clientes, así que la ausencia de los suyos es visible sin necesidad de una visita, como explicamos en la fiscalización en tiempo real.

¿Puede seguir con talonario?

Solo si usted está en el listado de no obligados. Si está obligado y factura en papel, el efecto práctico es doble: el documento no sirve como factura electrónica para su cliente, y la omisión queda registrada del lado de la DIAN.

La ruta sensata cuando la obligación aplica es habilitarse cuanto antes, porque el proceso tiene tiempos que no dependen de usted. El recorrido completo, con los puntos donde la gente se atasca, está en el set de pruebas de facturación electrónica paso a paso.

¿Qué conviene dejar resuelto antes de empezar?

• El RUT actualizado, con la actividad económica y las responsabilidades que de verdad le corresponden.
• La firma electrónica vigente y probada, que es el primer bloqueo de todo el proceso.
• El correo del RUT en una cuenta viva, porque es el canal por el que llega todo.
• Decidir si va a usar el servicio gratuito de la DIAN o un proveedor tecnológico, según su volumen.
• El rango de numeración y el prefijo autorizados, que se solicitan y no se inventan.

Si vende como persona natural o como comerciante independiente, puede ver cómo acompañamos ese caso en comerciantes e independientes. Si es una empresa y quiere que el ciclo quede montado de una vez, eso es outsourcing contable.

La factura electrónica dejó de ser un requisito de grandes. Hoy es la condición para que su cliente pueda descontar lo que le compró.