Facturación electrónica gratuita DIAN: a quién le sirve

Una de las preguntas más frecuentes de quien empieza a facturar es si de verdad tiene que pagar un software. La respuesta es no: la DIAN ofrece un servicio gratuito. La pregunta útil es otra: si ese servicio le sirve a su negocio o si le va a costar más en horas de lo que se ahorra en licencia.

¿Qué dice la norma del servicio gratuito?

La Resolución 000227 de 2025, art. 1.5.1.5.8.1 (antes art. 38 de la Resolución 000165 de 2023) lo regula. Tres frases de ese artículo resuelven casi todas las dudas:

• Puede ser utilizado por los obligados a expedir factura electrónica sin atender límite de cantidad, montos de los documentos, adquirentes, bienes o servicios, una vez sean incorporados al servicio.
• Quien opte por el servicio gratuito debe surtir el proceso de habilitación.
• Sirve también como modo de operación para el documento soporte de pago de nómina electrónica y para el documento soporte en adquisiciones a no obligados a facturar.

La primera desmiente un mito: no hay un tope legal de facturas al mes para usar la herramienta. La tercera responde la búsqueda de "nómina electrónica gratuita DIAN": sí existe, dentro del mismo servicio.

¿Qué ofrece y qué pide?

En su nota del 17 de julio de 2025, la DIAN describe el servicio con certificado de firma digital gratuito y carga ilimitada de clientes y productos, y fija como requisitos RUT activo, acceso al correo registrado y la responsabilidad 52 (facturador electrónico) en el RUT. Los pasos que indica son cinco:

1. 01

   Registro y solicitud del certificado digital

   La firma con la que va a firmar las facturas. Si ya tiene firma electrónica de la DIAN, revise que esté vigente; los bloqueos frecuentes están en [firma electrónica DIAN](/blog/firma-electronica-dian-como-generarla).

2. 02

   Habilitación en el sistema

   Se elige el servicio gratuito como modo de operación y se surte la habilitación, con su set de pruebas, igual que con cualquier software.

3. 03

   Solicitud de rangos de numeración

   La resolución de numeración se pide a la DIAN. Es un trámite propio y sin ella no hay factura válida.

4. 04

   Asociación de prefijos

   El prefijo autorizado se asocia al servicio con el que va a facturar. Si después cambia de software, este paso se repite.

5. 05

   Comience a facturar electrónicamente

   Ya habilitado y con numeración, se emite la primera factura real y se verifica que quedó validada y que el cliente la recibió.

El detalle de cada paso y dónde se atasca la gente está en habilitación y set de pruebas.

¿A quién le sirve y a quién no?

Esta tabla es criterio profesional, no norma: la norma permite usarlo a cualquiera. Lo que cambia es cuánto trabajo manual le cuesta a cada tipo de negocio.

¿Sirve para nómina electrónica y documento soporte?

Sí. El mismo artículo dice que el servicio gratuito puede usarse como modo de operación para el documento soporte de pago de nómina electrónica y para el documento soporte en adquisiciones a no obligados a facturar. Para un empleador pequeño eso resuelve la transmisión mensual, que debe hacerse dentro de los 10 primeros días del mes siguiente al pago. Qué es y cómo se transmite está en nómina electrónica: qué es y plazos.

La limitación es la misma: la liquidación de la nómina se hace en otra parte y se transcribe. Con dos o tres empleados funciona; con más, la transcripción mensual por empleado se vuelve el cuello de botella.

¿Y si el servicio de la DIAN se cae?

Aplican las reglas de inconvenientes tecnológicos. Si el problema es de la DIAN, el sistema genera un aviso y usted sigue facturando electrónicamente sin la validación previa, y transmite lo expedido dentro de las 48 horas siguientes al restablecimiento. Las dos situaciones, la de la DIAN y la suya, están explicadas en factura de contingencia DIAN.

¿Qué no cambia por usar la herramienta gratuita?

Que el servicio sea de la DIAN no traslada a la DIAN ninguna de sus obligaciones como facturador. Usted sigue siendo responsable de:

• Que la resolución de numeración esté vigente y el rango no se agote. La herramienta no pide la numeración por usted.
• Que la firma esté vigente. Si se vence, no puede firmar facturas aunque el servicio funcione.
• Entregar la factura al cliente y corregirla con nota crédito o débito cuando haga falta, no con una factura nueva.
• Que lo facturado coincida con lo que declara en IVA y en renta. La DIAN tiene sus facturas validadas; la contabilidad que no coincide con ellas es la primera diferencia que aparece.
• Conservar los documentos, como con cualquier otro medio de facturación.

Dicho de otra forma: la herramienta gratuita reemplaza la licencia del software, no el trabajo contable. El ahorro es real para quien factura poco; para quien factura mucho, el ahorro se lo come el tiempo de digitación y conciliación.

¿Cómo decidir?

1. Cuente cuántas facturas emite al mes y cuántos productos o servicios distintos vende.
2. Pregúntese si alguien tendrá que volver a digitar esas facturas en la contabilidad.
3. Si tiene empleados, sume el tiempo de transcribir la nómina cada mes.
4. Si el total de horas es bajo, use el servicio gratuito. Si no lo es, compare el costo de una licencia contra esas horas y contra el riesgo de error.

Antes de elegir herramienta, confirme si está obligado: lo explicamos en ¿está obligado a facturar electrónicamente? y, para personas naturales, en factura electrónica persona natural. Si quiere que la facturación quede integrada con la contabilidad desde el primer mes, eso es outsourcing contable; para comerciantes e independientes, este es su caso. El diagnóstico inicial no tiene costo.

La herramienta gratuita no tiene límite de facturas. El límite lo pone cuántas veces está dispuesto a digitar lo mismo.