Nómina electrónica: qué es, quién la transmite y plazos

La nómina electrónica es un trámite mensual que muchos empleadores pequeños ven como una formalidad más. No lo es: es el documento que la DIAN reconoce como soporte de lo que usted le pagó a sus trabajadores. Sin él, el salario se pagó, pero para la declaración de renta es como si no existiera.

¿Qué es la nómina electrónica?

Según la Resolución 000227 de 2025, art. 1.5.3.2.1 (antes art. 2 de la Resolución 000013 de 2021), el documento soporte de pago de nómina electrónica constituye el soporte de los costos y deducciones en renta y de los impuestos descontables en IVA, cuando aplique, derivado de los pagos de nómina a trabajadores y a pensionados a cargo del empleador; se genera de manera independiente para cada beneficiario.

Dicho en simple: no es la liquidación de la nómina ni el pago de la PILA. Es un reporte electrónico, firmado y validado por la DIAN, de lo devengado, lo deducido y lo pagado a cada trabajador. Hace parte del sistema de facturación electrónica, por eso se habilita y se transmite con reglas parecidas.

¿Quién está obligado y a partir de cuántos empleados?

La Resolución 000227 de 2025, art. 1.5.3.2.3 (antes art. 4 de la Resolución 000013 de 2021) dice que los obligados son los contribuyentes del impuesto sobre la renta que realizan pagos o abonos en cuenta derivados de una relación laboral o legal y reglamentaria, o pagos a pensionados a cargo del empleador, que requieran soportar costos y deducciones en renta o impuestos descontables en IVA.

No hay un número mínimo de empleados. El calendario de 2021 sí repartió a los empleadores por tamaño, incluido un grupo de 1 a 10 trabajadores, pero esa gradualidad ya se cumplió y el artículo que la fijaba perdió fuerza ejecutoria. Hoy, un trabajador basta.

¿Cuál es el plazo para transmitirla?

La Resolución 000227 de 2025, art. 1.5.3.4.1.1 (antes art. 8 de la Resolución 000013 de 2021) fija el plazo dentro de los diez primeros días del mes siguiente al cual corresponde el pago o abono en cuenta. Y la Resolución 000227 de 2025, art. 1.5.3.2.2 (antes art. 3 de la Resolución 000013 de 2021) aclara la periodicidad: se genera de forma mensual, aunque los pagos se hagan en periodos inferiores, acumulando lo liquidado en el mes inmediatamente anterior.

El plazo se ancla al mes del pago o abono en cuenta, no al mes en que usted hace la contabilidad. Conviene revisarlo cuando los pagos de fin de mes se hacen en los primeros días del mes siguiente.

¿La nómina electrónica es obligatoria si no hay multa?

Sí, y la consecuencia es más cara que una multa. La DIAN lo dijo en el Oficio 901719 de 2021: no implementarla imposibilita el soporte de los costos y deducciones en renta y de los impuestos descontables en IVA. En una empresa donde la nómina es el principal costo, eso cambia el impuesto de todo el año.

Qué hacer si ya tiene meses sin transmitir, y cómo verificar que lo enviado de verdad quedó aceptado, está en nómina electrónica no transmitida.

¿Cómo se empieza?

1. 01

   Decida con qué la va a transmitir

   Un software de nómina, su proveedor de facturación o el servicio gratuito de la DIAN, que según el artículo 1.5.1.5.8.1 de la Resolución 000227 de 2025 también sirve para el documento soporte de pago de nómina. Las ventajas y límites de la herramienta gratuita están en [facturación electrónica gratuita DIAN](/blog/facturacion-electronica-gratuita-dian).

2. 02

   Habilítese en la funcionalidad de nómina

   Igual que con la factura: firma vigente, registro del software y pruebas. Si ya factura electrónicamente, buena parte del camino está hecho.

3. 03

   Liquide la nómina del mes

   Devengados, deducciones y neto de cada trabajador, conciliados con lo que va a pagar en la PILA.

4. 04

   Transmita un documento por trabajador

   Dentro de los 10 primeros días del mes siguiente, acumulando todos los pagos del mes.

5. 05

   Verifique la validación y guarde el acuse

   Enviado no es lo mismo que aceptado. Un documento rechazado equivale a uno no transmitido.

¿Cuáles son los errores más comunes?

• Creer que "enviado" es "aceptado". El software puede mostrar el envío y la DIAN haber rechazado el documento por un error de estructura. Lo que cuenta es la validación.
• Transmitir por quincena. La norma pide un documento mensual por trabajador que acumule los pagos del mes; dos documentos por la misma persona y el mismo mes generan inconsistencias.
• Corregir con un documento nuevo en vez de una nota de ajuste. Un pago mal reportado se corrige con la nota de ajuste del documento soporte, no duplicando el reporte.
• Olvidar la liquidación final. El mes en que un trabajador se retira también se transmite, con lo pagado en la liquidación.
• Dejar por fuera a los pensionados a cargo del empleador. La norma los incluye expresamente.

Los cinco tienen la misma raíz: tratar la nómina electrónica como un archivo que se manda, y no como el soporte de un costo que se va a deducir. Revisarla cada mes contra la nómina liquidada evita descubrir el problema en la declaración de renta.

¿Qué relación tiene con la PILA y la UGPP?

La nómina electrónica y la planilla de seguridad social describen los mismos pagos. Si en una un pago figura como salarial y en la otra no, la diferencia queda a la vista de la DIAN y de la UGPP. Por eso conviene que salgan de la misma liquidación. Qué revisa la UGPP y en qué orden está en aviso persuasivo de la UGPP.

Si quiere saber cuánto le cuesta de verdad cada trabajador, prestaciones y aportes incluidos, está en costo de un empleado en 2026.

Para que la liquidación, la PILA y la transmisión queden hechas y conciliadas cada mes, vea nómina electrónica o la calculadora de nómina y seguridad social. El diagnóstico inicial no tiene costo y le respondemos el mismo día hábil por WhatsApp o el formulario.

Pagar el salario es la mitad. La otra mitad es poder demostrarle a la DIAN que lo pagó.