En resumen
- 01Si un inconveniente tecnológico suyo le impide facturar electrónicamente, expide factura de talonario o de papel mientras dure y la transcribe como "factura tipo 3", transmitiéndola a la DIAN dentro de las 48 horas siguientes a superar el problema (Resolución 000227 de 2025, art. 1.5.1.5.7.1). Si la falla es de la DIAN, sigue facturando electrónicamente sin validación.
- 02La norma no usa la palabra contingencia: habla de inconvenientes tecnológicos. Y la factura de papel solo es válida en esos casos, para un facturador ya habilitado.
- 03Lo que protege al negocio es el soporte: aviso de la falla, hora de inicio y fin, facturas expedidas y prueba de la transmisión dentro del plazo.
Se fue la luz, se cayó el internet, el proveedor tecnológico no responde o el servicio de la DIAN está fuera de línea, y hay clientes esperando. La factura de contingencia existe para eso. Lo que pocos saben es que hay dos procedimientos distintos según de quién sea la falla, y que confundirlos tiene consecuencias.
¿Qué es la factura de contingencia?
Es el nombre de uso común para la factura que se expide cuando no se puede facturar electrónicamente por un inconveniente tecnológico. La norma vigente, la Resolución 000227 de 2025 (Resolución Única), no la llama así: la Resolución 000227 de 2025, art. 1.5.1.2.1.2 (antes art. 10 de la Resolución 000165 de 2023) dice que los obligados a facturar electrónicamente solo pueden expedir factura de talonario o de papel cuando se presenten inconvenientes tecnológicos que les impidan facturar electrónicamente.
Esa regla tiene un requisito previo: el inconveniente del facturador solo aplica al facturador electrónico debidamente habilitado. Quien no ha terminado la habilitación no está en contingencia, está sin facturar.
¿Qué cambia si la falla es suya o de la DIAN?
| Falla suya o de su proveedor | Falla de la DIAN | |
|---|---|---|
| Cómo se identifica | Su sistema, su conexión o su proveedor no permiten generar o enviar | El servicio de validación de la DIAN genera un aviso del inconveniente |
| Qué factura expide | Factura de talonario o de papel, manual o por sistema | Factura electrónica, expedida sin el documento de validación |
| Qué hace después | Transcribe cada factura como "factura tipo 3" y la transmite | Remite a la DIAN lo expedido durante la falla |
| Plazo | 48 horas siguientes al momento en que supera el inconveniente | 48 horas contadas desde el día siguiente al restablecimiento del servicio |
| Norma | Resolución 000227 de 2025, art. 1.5.1.5.7.1, numeral 1.1 (antes art. 37 de la Resolución 000165 de 2023) | Resolución 000227 de 2025, arts. 1.5.1.5.3.2 y 1.5.1.5.7.1, numeral 1.3 |
Si la falla es de su proveedor tecnológico, aplican las reglas de la columna izquierda: según el parágrafo 2 del mismo artículo, las mismas reglas rigen cuando el inconveniente es del proveedor, y él debe comunicarlo a sus clientes.
¿Cómo se hace paso a paso cuando la falla es suya?
- 01
Confirme que la falla es real y anótela
Hora de inicio, qué falló y con quién lo verificó. El parágrafo 1 del artículo exige informar los inconvenientes tecnológicos de manera electrónica cuando se presentan, según el anexo técnico.
- 02
Facture en talonario o en papel mientras dure
Manual o por un sistema informático, con los requisitos de la factura. Según la resolución, esa factura es válida como soporte de la venta y de los costos, deducciones e impuestos descontables, para usted y para su cliente.
- 03
Entregue copia y conserve la suya
Física o por correo electrónico, según lo que indique el adquirente. Guarde copia física o electrónica de cada una.
- 04
Transcriba como factura tipo 3
Cuando se restablezca el servicio, cada factura de papel se transcribe como documento electrónico de transcripción, la llamada factura tipo 3, que identifica que fue expedida durante el inconveniente.
- 05
Transmita dentro de las 48 horas
El plazo corre desde el momento en que se supera el inconveniente. Guarde la prueba de la transmisión y de la validación.
¿Y si la DIAN está caída el día del vencimiento?
Para facturar, la regla está clara: usted sigue facturando electrónicamente y transmite cuando vuelva el servicio. Lo que no debe hacer es dejar de facturar o pasar a papel por una caída de la DIAN: la norma no le pide eso.
Para declaraciones y otros trámites del portal la situación es distinta, y está en el portal de la DIAN no carga: qué hacer. En los dos casos el principio es el mismo: deje evidencia de la falla con hora, porque la prueba la necesita usted, no la DIAN.
¿Qué errores convierten una contingencia en un problema?
| Error | Por qué sale caro | Cómo evitarlo |
|---|---|---|
| Pasar a papel cuando la falla es de la DIAN | La norma pide seguir facturando electrónicamente; el papel solo vale para fallas propias | Verificar si hay aviso de la DIAN antes de sacar el talonario |
| No transcribir las facturas de papel | Las ventas quedan fuera de lo validado y la diferencia aparece en el cruce con IVA | Asignar a una persona la transcripción apenas vuelva el sistema |
| Transmitir después de las 48 horas | La factura existe, pero se transmitió por fuera del plazo de la norma | Contar el plazo desde que se supera la falla, no desde el cierre del mes |
| No dejar evidencia de la falla | Sin prueba, la factura de papel parece una factura emitida por fuera del sistema | Anotar hora, causa y comunicación del proveedor el mismo día |
| Facturar en papel sin estar habilitado | No es contingencia: es no haber cumplido la obligación de facturar electrónicamente | Terminar la habilitación antes de empezar a vender |
La regla práctica es simple: la contingencia se documenta mientras ocurre, no después. Un negocio que tiene escrito quién hace qué cuando el sistema falla resuelve una caída en una tarde; uno que improvisa la resuelve semanas después, cuando el cliente pide la factura electrónica que nunca llegó.
¿Qué soportes conviene guardar?
- El aviso de inconveniente de la DIAN, o el reporte electrónico del suyo.
- La comunicación del proveedor tecnológico, si la falla fue de él.
- Hora de inicio y de fin del inconveniente.
- La lista de facturas de papel expedidas, con su numeración.
- La constancia de transmisión y validación de cada factura tipo 3 dentro del plazo.
La numeración merece atención aparte: las facturas de contingencia deben corresponder a una numeración autorizada, y quedarse sin rango en medio de una falla es un problema doble. El tema de prefijos y rangos está en habilitación y set de pruebas.
Si quiere un protocolo de contingencia escrito para su negocio, con responsables y plazos, eso hace parte de outsourcing contable. Si factura como comerciante, vea comerciantes e independientes. El diagnóstico inicial no tiene costo y puede escribirnos.
La contingencia se cuenta en horas. Lo que la salva es haber anotado a qué hora empezó.
Fuentes
- DIAN, Resolución 000227 de 2025, arts. 1.5.1.2.1.2, 1.5.1.5.3.2, 1.5.1.5.7.1 y 1.5.1.5.9.3: inconvenientes tecnológicos y factura de papel
- DIAN, Resolución 000165 de 2023, arts. 10, 32, 37 y 41: texto de origen
- DIAN, Resolución 000227 de 2025, art. 1.5.1.2.1.1: régimen SIMPLE y plazo de dos meses
Publicado el 7 de octubre de 2026. Si una autoridad modifica un plazo o un valor, esta página se actualiza y la fecha cambia.
