Factura electrónica persona natural: cuándo está obligado

La pregunta "¿soy persona natural, tengo que facturar?" tiene una respuesta corta que sorprende: ser persona natural no cambia nada. Lo que define la obligación es qué hace usted y qué responsabilidades tiene en el RUT. Un abogado independiente, una peluquera con local o un comerciante de barrio pueden estar en situaciones distintas aunque los tres sean personas naturales.

Una precisión de fuentes antes de seguir: la Resolución 000042 de 2020, que casi todas las guías citan, fue derogada por la Resolución 000165 de 2023, y esta quedó compilada en la Resolución 000227 de 2025 (Resolución Única), vigente desde septiembre de 2025. Aquí citamos la norma vigente.

¿Quién está obligado a facturar como persona natural?

La Resolución 000227 de 2025, art. 1.5.1.1.3.3 (antes art. 7 de la Resolución 000165 de 2023) lista a los obligados. Los que aplican a personas naturales son estos:

• Los responsables del impuesto sobre las ventas (IVA).
• Los responsables del impuesto nacional al consumo.
• Quienes tengan la calidad de comerciantes, ejerzan profesiones liberales o presten servicios inherentes a estas, o enajenen bienes producto de la actividad agrícola o ganadera, sean o no contribuyentes, salvo los no obligados.
• Los comerciantes, importadores o prestadores de servicios, o en las ventas a consumidores finales.
• Los inscritos en el régimen SIMPLE, de conformidad con el numeral 6 del artículo 905 del Estatuto Tributario.

El tercer punto es el que atrapa a la mayoría de independientes: ejercer una profesión liberal o prestar servicios obliga a facturar con independencia de si usted declara renta o no, salvo que esté dentro de los no obligados.

¿Cuándo no está obligado?

La Resolución 000227 de 2025, art. 1.5.1.1.3.4 (antes art. 8 de la Resolución 000165 de 2023) dice quiénes no lo están. Los casos de personas naturales son:

• Las personas naturales no responsables de IVA de los parágrafos 3 y 5 del artículo 437 del Estatuto Tributario, siempre que cumplan la totalidad de sus condiciones.
• Las personas naturales no responsables del impuesto nacional al consumo del artículo 512-13 del Estatuto Tributario, con la totalidad de sus condiciones.
• Las personas naturales vinculadas por una relación laboral o legal y reglamentaria y los pensionados, por esos ingresos.
• Las personas naturales que únicamente vendan bienes excluidos o presten servicios no gravados con IVA, con ingresos brutos de esas actividades inferiores a 3.500 UVT en el año anterior o en el año en curso.

El primer caso es el más común, y depende del ET art. 437, parágrafo 3. Para ser no responsable de IVA hay que cumplir la totalidad de estas condiciones, no solo la de ingresos:

¿Qué pasa si le vendo a una empresa y no estoy obligado?

Su cliente necesita un soporte para llevar el pago como costo. El ET art. 771-2 exige factura para que proceda el costo, y cuando el vendedor no está obligado a facturar, el documento que prueba la compra debe cumplir los requisitos del Gobierno. Ese documento es el documento soporte, que emite el comprador, obligatorio desde el 1 de agosto de 2022 según la Resolución 000167 de 2021.

El artículo 437 agrega un deber suyo: cuando los no responsables realicen operaciones con responsables del impuesto deberán registrar en el RUT su condición de tales y entregar copia al adquirente. Ese RUT es lo que le permite al cliente sustentar por qué no le pidió factura. El detalle del documento soporte está en documento soporte: cuándo se necesita.

¿Puedo facturar aunque no esté obligado?

Sí, y muchas veces conviene porque los clientes empresa lo prefieren. Pero tiene una consecuencia: según el parágrafo 1 del mismo artículo, quien no está obligado y opta por facturar debe cumplir todos los requisitos, y para efectos tributarios se considera obligado a facturar. No es un ensayo que se apaga cuando quiera: entra al sistema con todas sus reglas.

Si decide hacerlo, el camino es el mismo de cualquier facturador: RUT con la responsabilidad correcta, firma, habilitación, numeración. El recorrido completo está en el set de pruebas paso a paso, y si su volumen es bajo, la herramienta de la DIAN puede bastar, como explicamos en facturación electrónica gratuita DIAN.

¿Y si estoy en el régimen SIMPLE?

Está obligado, por el numeral 6 del artículo 905 del Estatuto Tributario, que la resolución repite. Tiene un margen al inscribirse: según la Resolución 000227 de 2025, art. 1.5.1.2.1.1, puede acogerse a las reglas del inconveniente tecnológico durante máximo dos meses desde la inscripción en el RUT; vencido ese plazo debe facturar electrónicamente. Si está evaluando el régimen, vea SIMPLE u ordinario.

¿Cómo lo resuelvo en su caso?

1. Mire su RUT: qué actividad económica y qué responsabilidades tiene registradas hoy.
2. Sume sus ingresos brutos de la actividad del año anterior y del año en curso, y compárelos con 3.500 UVT.
3. Revise el extracto: las consignaciones por la actividad también cuentan.
4. Verifique las otras cuatro condiciones del artículo 437, una por una.
5. Si no cumple todas, está obligado a facturar. Si las cumple, deje constancia en el RUT y entréguele copia a sus clientes responsables de IVA.

Si vende o presta servicios por su cuenta, puede ver cómo acompañamos su caso en comerciantes e independientes. Para dejar la facturación montada y la contabilidad al día, outsourcing contable. El diagnóstico inicial no tiene costo: escríbanos con su RUT y le decimos en qué casilla está.

No factura por ser empresa ni deja de facturar por ser persona natural. Factura por lo que hace y por cuánto le entra.