Contabilidad de costos para pymes: qué es y cómo empezar

La contabilidad de costos mide cuánto le cuesta a la empresa producir cada producto o prestar cada servicio. Separa lo que se consume directamente en cada unidad, como materiales y mano de obra, de lo que se comparte entre todo, como el arriendo de la planta o el supervisor, y reparte eso compartido con un criterio defendible. El resultado es un costo por unidad que sirve para fijar precios y decidir qué vender.

La contabilidad financiera le dice cuánto ganó la empresa en total. La de costos le dice dónde lo ganó y dónde lo perdió. Una pyme puede tener utilidad en el año y aun así tener una línea de productos que vende con pérdida sin que nadie lo note.

¿Qué tipos de costos existen y cómo se clasifican?

Las dos primeras clasificaciones responden preguntas distintas. Directo o indirecto sirve para costear cada producto. Fijo o variable sirve para decidir cuánto vender y a qué precio.

¿Qué sistema de costeo le sirve a una pyme?

• Costeo por órdenes de producción: cada pedido, obra o proyecto acumula sus propios costos. Sirve a talleres, confecciones por pedido, constructoras, agencias y firmas de servicios que cotizan trabajo por trabajo.
• Costeo por procesos: el costo se acumula por etapa y se divide entre las unidades producidas en el periodo. Sirve a quien fabrica productos iguales de forma continua, como alimentos o plásticos.
• Costeo basado en actividades (ABC): reparte los indirectos según las actividades que cada producto realmente consume. Es más exigente, y vale la pena cuando los indirectos pesan mucho y los productos son muy distintos entre sí.
• Costeo estándar: fija de antemano cuánto debería costar cada unidad y analiza las diferencias contra lo real. Es una herramienta de control que se monta sobre cualquiera de los anteriores.

Para la mayoría de pymes la respuesta práctica es órdenes de producción si venden por pedido y procesos si producen en serie, con un buen criterio de reparto de indirectos.

¿Cómo se reparten los costos indirectos?

Con la variable que mejor explica por qué existe ese costo. La energía de las máquinas, por horas máquina. La supervisión, por horas de mano de obra. El arriendo de bodega, por metros ocupados o por tiempo de almacenamiento. Cada costo indirecto tiene su propia causa, y la base de reparto debe parecerse a ella.

¿Qué es el margen de contribución y el punto de equilibrio?

El margen de contribución es lo que deja cada unidad vendida después de cubrir sus costos variables, y es lo que va pagando los costos fijos. Si un producto se vende a $50.000 y su costo variable es de $30.000, cada unidad contribuye $20.000.

El punto de equilibrio es el volumen en que esas contribuciones cubren exactamente los costos fijos. Con costos fijos de $40.000.000 al mes, la empresa necesita vender 2.000 unidades mensuales para no perder: $40.000.000 ÷ $20.000. Por debajo, pierde; por encima, cada unidad adicional deja $20.000 de utilidad antes de impuestos.

El mismo cálculo responde preguntas que el dueño se hace todos los días: cuánto puede bajar el precio en una promoción, qué pasa si sube el arriendo, o cuántas unidades más necesita vender para pagar un empleado nuevo.

¿Y si la empresa vende servicios y no productos?

La lógica es la misma, con una diferencia: el costo principal no es material sino tiempo. En una firma de servicios, una agencia o un taller de mantenimiento, el costo directo de cada trabajo son las horas de las personas que lo ejecutan, valoradas a su costo real por hora, que incluye salario, prestaciones y aportes, no solo el sueldo.

Registrar las horas por cliente o por proyecto durante dos o tres meses suele ser suficiente para ver el patrón. Casi siempre aparecen clientes que pagan una tarifa fija y consumen el doble de horas que los demás, y proyectos que se cotizaron bien pero se ejecutaron con reprocesos. Esa información no la da el estado de resultados; la da el costeo por órdenes aplicado a servicios.

¿Cómo empezar sin montar un sistema complejo?

1. Elija las cinco a diez referencias o servicios que más venden. No hace falta costear todo el catálogo el primer mes.
2. Para cada una, liste los materiales y la mano de obra directa por unidad, con cantidades y precios reales de compra.
3. Sume los costos indirectos de producción del mes y defina una base de reparto por cada grupo grande de costos.
4. Calcule el costo unitario completo y compárelo con el precio de venta actual. Ahí aparecen las sorpresas.
5. Separe fijos y variables para calcular el punto de equilibrio de la empresa.
6. Actualice los costos cuando cambie el precio de un insumo importante, no solo una vez al año.

En los estados financieros, el costo de los inventarios y del costo de ventas se reconoce según el marco contable de la empresa, que en la mayoría de pymes es la NIIF para pymes; lo explicamos en NIIF para pymes en Colombia. La contabilidad de costos es la que alimenta esas cifras con información que también sirve para gerenciar.

¿Qué decisiones mejora tener costos confiables?

• Fijar precios desde el costo real y no desde el precio de la competencia.
• Decidir qué productos impulsar, cuáles revisar y cuáles dejar de vender.
• Aceptar o rechazar un pedido grande con descuento sabiendo si cubre su costo variable.
• Negociar con proveedores sabiendo cuánto pesa cada insumo en el margen.
• Leer mejor los márgenes del análisis financiero y proyectar el flujo de caja con costos que sí se van a pagar.

Montar el costeo de sus líneas principales y revisarlo con usted cada mes es parte de nuestra asesoría financiera, y la contabilidad que lo alimenta, de nuestro outsourcing contable. El diagnóstico inicial es sin costo; escríbanos y le enviamos la propuesta y los honorarios por escrito en 24 horas.

Vender más no arregla un producto que pierde. Lo hace perder más rápido.