Flujo de caja proyectado: cómo hacerlo en una pyme

Un flujo de caja proyectado parte del saldo que hay hoy en bancos y suma, periodo a periodo, lo que la empresa espera cobrar, menos lo que ya está comprometido a pagar: nómina, proveedores, arriendo, impuestos y cuotas de deuda. El resultado es el saldo que va a tener en cada semana o mes futuro. No es un informe contable; es una alarma con fecha.

La mayoría de las pymes que se quedan sin liquidez no estaban perdiendo plata. Estaban vendiendo, tenían utilidad en el estado de resultados y aun así no les alcanzó para la nómina. El flujo de caja proyectado existe para que eso se vea dos meses antes y no el día del pago.

¿Qué es el flujo de caja y en qué se diferencia de la utilidad?

La utilidad mide si el negocio gana. La caja mide si el negocio puede pagar. Son preguntas distintas y por eso una empresa puede ser rentable y estar ilíquida al mismo tiempo.

La penúltima fila es la que más sorprende. El IVA que usted cobra y las retenciones que practica llegan a su cuenta y se ven como plata disponible, pero no son suyos: tienen fecha de salida en el calendario tributario. Un flujo de caja bien hecho los separa desde el día en que entran.

¿Para qué sirve el flujo de caja en una empresa?

• Ver con semanas de anticipación el mes en que la caja no alcanza, cuando todavía hay tiempo de negociar con un cliente, un proveedor o el banco.
• Decidir si la empresa puede asumir una contratación, una compra de inventario grande o una inversión sin poner en riesgo la nómina.
• Pedir crédito con argumentos: un banco presta con más facilidad a quien muestra cuándo y con qué va a pagar.
• Separar el dinero que es de la empresa del que es de la DIAN, de los empleados o de los proveedores.
• Medir el efecto real de cobrar más rápido o pagar más tarde, que suele ser más grande que el de vender más.

¿Cómo se hace un flujo de caja proyectado, paso a paso?

1. 01

   Parta del saldo real de hoy

   Sume lo que hay en todas las cuentas bancarias y en caja, conciliado. Si el punto de partida está mal, todo lo que sigue también. Ese saldo es la primera celda del modelo.

2. 02

   Proyecte los cobros por cliente, no por ventas

   Tome la cartera actual y las ventas esperadas, y ubique cada cobro en la semana en que realmente suele llegar. Si un cliente paga a 75 días aunque la factura diga 30, use 75. La historia de pagos manda sobre el plazo pactado.

3. 03

   Liste los pagos comprometidos con su fecha

   Nómina y seguridad social, proveedores, arriendo, servicios, cuotas de crédito con capital e intereses, y las declaraciones de IVA, retención, ICA y renta en su fecha de vencimiento. Primero lo fijo, después lo variable.

4. 04

   Calcule el saldo final de cada periodo

   Saldo inicial más cobros menos pagos. El saldo final de un periodo es el inicial del siguiente. Defina un saldo mínimo que nunca quiere romper, por ejemplo una nómina completa más el arriendo.

5. 05

   Actualice cada semana con lo real

   Reemplace lo proyectado por lo que efectivamente pasó, corra el horizonte una semana más y revise qué cambió. Un flujo que no se actualiza deja de ser una herramienta a las tres semanas.

¿Cómo se ve con números?

Un ejemplo ilustrativo de una pyme de servicios que arranca con $80.000.000 en bancos y define como saldo mínimo $45.000.000, el equivalente a una nómina más el arriendo:

El mes 2 rompe el mínimo. No porque la empresa pierda: coinciden un cliente grande que se corrió en el pago y una declaración de impuestos más pesada. Visto con dos meses de anticipación, eso se resuelve llamando al cliente, moviendo una compra o pidiendo un cupo de crédito con calma. Visto el día 28, se resuelve atrasando la nómina.

¿Por qué los días de cobro mueven más la caja que las ventas?

Porque cada día de plazo que usted le da a un cliente es un préstamo sin intereses que sale de su caja. Si la empresa vende $120.000.000 al mes y cobra a 60 días, en promedio tiene $240.000.000 en manos de sus clientes. Con un margen neto del 12 %, la utilidad del mes es de $14.400.000: la cartera equivale a 16,7 meses de utilidad.

Si logra bajar el cobro a 45 días, la cartera promedio baja a $180.000.000. Esos $60.000.000 de diferencia entran a la caja una sola vez, sin vender más y sin pedir crédito. Para conseguir esa misma plata con utilidad, la empresa tendría que trabajar varios meses. Puede probar sus propias cifras en la calculadora de caja atrapada en cartera.

La misma lógica funciona al revés con los proveedores y el inventario: pagar a 30 días en lugar de contado, o tener menos inventario parado, también libera caja. El flujo proyectado es el lugar donde esas tres palancas se ven juntas.

¿Cada cuánto se actualiza y con qué horizonte?

Dos horizontes funcionan bien en una pyme. Uno semanal a 13 semanas, que es el operativo: dice si se puede pagar la nómina del próximo mes y qué cobros hay que perseguir. Otro mensual a 12 meses, que es el de decisiones: contratar, invertir, pedir crédito, repartir utilidades.

El semanal se actualiza todos los lunes con lo que pasó en bancos. El mensual, al cierre contable, cuando ya hay cifras conciliadas. Si su contabilidad no cierra a tiempo, el flujo tampoco puede ser confiable; vale la pena revisar qué debe entregarle su contador cada mes.

¿Qué errores vuelven inútil un flujo de caja?

• Partir de un saldo bancario sin conciliar, con cheques girados que todavía no se han cobrado.
• Usar el plazo pactado con el cliente en lugar del plazo real en que paga.
• Olvidar los impuestos o ponerlos todos al final del año, cuando cada uno tiene su fecha.
• Incluir los intereses del crédito pero no el abono a capital.
• No separar el IVA cobrado y las retenciones practicadas, que son plata de terceros.
• Hacerlo una vez para el banco y no volver a abrirlo.

Un flujo de caja es la mitad de la foto. La otra mitad es leer los estados financieros con indicadores, que explicamos en análisis financiero de una empresa.

Si quiere que el modelo lo arme y lo sostenga alguien que lo revise con usted cada mes, eso es lo que hacemos como CFO externo dentro de la asesoría financiera, trabaje o no su contabilidad con nosotros. El diagnóstico inicial es sin costo y respondemos el mismo día hábil; puede escribirnos o vernos en pymes.

La utilidad dice si el negocio sirve. El flujo de caja dice si llega vivo al próximo mes.