Estados financieros de una empresa: guía para dueños

Los estados financieros de una empresa son cinco piezas que se leen juntas: el estado de situación financiera, que muestra lo que la empresa tiene y lo que debe; el estado de resultados, que muestra cuánto ganó o perdió; el de cambios en el patrimonio, que muestra qué pasó con la parte de los socios; el de flujos de efectivo, que muestra de dónde salió y a dónde fue el dinero; y las notas, que explican todo lo anterior. Así lo establece el párrafo 3.17 de la NIIF para las Pymes, el marco que aplica la mayoría de empresas en Colombia.

Esta guía no es para estudiantes de contaduría. Es para el dueño o gerente que cada año firma unos estados financieros y quiere entender qué está firmando.

¿Cuáles son los 5 estados financieros y qué pregunta responde cada uno?

Por eso se habla de los cinco estados financieros, aunque en rigor son cuatro estados más las notas. El artículo 36 de la Ley 222 de 1995 lo dice de forma tajante: las notas y los estados financieros forman un todo indivisible.

¿Cuáles son los elementos de los estados financieros?

La Sección 2 de la NIIF para las Pymes define cinco elementos. Vale la pena conocerlos con sus palabras, porque cada discusión con su contador termina en una de estas definiciones:

• Activo: recurso controlado por la entidad como resultado de sucesos pasados, del que espera obtener beneficios económicos futuros.
• Pasivo: obligación presente surgida de sucesos pasados, para cuya cancelación la entidad espera desprenderse de recursos.
• Patrimonio: la parte residual de los activos una vez deducidos todos los pasivos.
• Ingresos: incrementos en los beneficios económicos que aumentan el patrimonio, distintos de los aportes de los propietarios.
• Gastos: decrementos en los beneficios económicos que dan como resultado disminuciones del patrimonio.

Las palabras clave del activo son "controlado" y "beneficios económicos futuros". Una cartera que nadie va a pagar o un inventario obsoleto no cumplen esa definición aunque sigan en los libros, y ahí está buena parte de las diferencias entre lo que el balance dice y lo que la empresa vale.

¿Cada cuánto debe prepararlos una empresa?

Las sociedades deben cortar sus cuentas y preparar y difundir estados financieros de propósito general, debidamente certificados, al fin de cada ejercicio social y por lo menos una vez al año, el 31 de diciembre, según el artículo 34 de la Ley 222 de 1995. Son los que se presentan a la asamblea de accionistas o junta de socios.

Esa es la obligación mínima, no la práctica recomendable. Una empresa que solo mira sus estados financieros una vez al año se entera de sus problemas con meses de retraso. Lo sano es recibir cada mes un estado de resultados y un balance de prueba, como explicamos en qué debe entregarle su contador cada mes.

El juego completo, además, es comparativo: el párrafo 3.20 exige presentar como mínimo dos de cada estado, el del año y el del año anterior. Y si los únicos cambios en el patrimonio vienen de resultados, dividendos, correcciones de errores o cambios de política, el párrafo 3.18 permite un solo estado de resultados y ganancias acumuladas en lugar de dos.

¿Quién firma los estados financieros y qué responsabilidad asume?

El representante legal y el contador público bajo cuya responsabilidad se prepararon deben certificar los estados que se pongan a disposición de los socios o de terceros, según el artículo 37 de la Ley 222. La certificación consiste en declarar que se verificaron previamente las afirmaciones contenidas en ellos y que se tomaron fielmente de los libros.

Cuando la empresa tiene revisor fiscal, los estados certificados se acompañan de su opinión profesional y pasan a ser estados dictaminados, según el artículo 38. Si no sabe si su empresa está obligada a tenerlo, revise cuándo es obligatorio el revisor fiscal.

¿Cómo leer los estados financieros en quince minutos?

1. Empiece por el estado de resultados: ¿las ventas subieron o bajaron frente al año anterior, y la utilidad se movió en la misma dirección? Si las ventas suben y la utilidad baja, algo se está comiendo el margen.
2. Pase al balance y mire la cartera y el inventario: ¿crecieron más rápido que las ventas? Si sí, hay plata atrapada.
3. Mire el pasivo: ¿cuánto vence en los próximos doce meses frente a lo que la empresa tiene en caja, cartera e inventario?
4. Abra el flujo de efectivo: ¿la operación generó caja o la consumió? Una empresa que gana y consume caja año tras año tiene un problema de ciclo, no de rentabilidad.
5. Lea las notas de las cifras que más cambiaron. Si una nota no explica un cambio grande, pregunte por escrito.

Si quiere ir más allá con indicadores de liquidez, endeudamiento y rentabilidad, siga con análisis financiero de una empresa. Y para ver el mes que viene, no el año que pasó, el complemento es el flujo de caja proyectado.

¿Bajo qué marco se preparan?

Depende del grupo NIIF de la empresa. La Ley 1314 de 2009 aplica a todas las personas naturales y jurídicas obligadas a llevar contabilidad, y el Código de Comercio obliga a todo comerciante a llevar contabilidad regular de sus negocios. El Decreto 2420 de 2015 asigna el marco: NIIF plenas para el Grupo 1, NIIF para las Pymes para el Grupo 2 y el marco del Anexo 3 para el Grupo 3. El Grupo 1 sigue la misma lista de estados de la NIC 1. La clasificación se explica en NIIF para pymes en Colombia.

Si necesita que sus estados financieros se preparen con el marco correcto, con notas que expliquen de verdad las cifras y una reunión para entenderlos antes de firmar, eso es nuestro servicio de NIIF y cumplimiento, y el cierre mensual, nuestro outsourcing contable. El diagnóstico inicial es sin costo; escríbanos y respondemos el mismo día hábil.

Los estados financieros no son el informe del contador. Son la versión firmada de la historia de su empresa.