En resumen
- 01La UGPP verifica que empresas e independientes paguen bien sus aportes a la seguridad social y los parafiscales. Puede revisar hasta 5 años (Ley 1607 de 2012 art. 178). Si omitió aportes, la sanción es del 5 % de lo dejado de pagar por mes tras el requerimiento y del 10 % en la liquidación oficial; antes, no hay sanción.
- 02Revisa seis subsistemas: salud, pensión, riesgos laborales, caja de compensación, SENA e ICBF. Su herramienta principal es el cruce entre lo que usted pagó en PILA y lo que reportó a la DIAN.
- 03La acción persuasiva es una oportunidad para corregir sin sanción, pero no es obligatoria: la UGPP puede abrir una fiscalización sin enviarla primero.
La UGPP es la Unidad Administrativa Especial de Gestión Pensional y Contribuciones Parafiscales de la Protección Social. La creó el Ley 1151 de 2007 art. 156, adscrita al Ministerio de Hacienda y Crédito Público, con dos funciones: reconocer ciertas pensiones del orden nacional y vigilar que los aportes a la seguridad social se liquiden y paguen completos y a tiempo. Para una empresa o un independiente, la que importa es la segunda.
Dicho sin rodeos: la UGPP es a la seguridad social lo que la DIAN es a los impuestos. No le cobra un impuesto nuevo; verifica que usted haya pagado lo que la ley ya le exigía, y si no, se lo liquida con sanción e intereses.
¿Qué significa UGPP y para qué sirve?
La sigla resume su nombre completo: Unidad de Gestión Pensional y Parafiscales. Su función frente a las empresas está en la ley que la creó: "las tareas de seguimiento, colaboración y determinación de la adecuada, completa y oportuna liquidación y pago de las contribuciones parafiscales de la Protección Social". El artículo 178 de la Ley 1607 de 2012 la convirtió además en la entidad competente para determinar y cobrar esos aportes a quienes no pagaron (omisos) o pagaron por menos (inexactos), sin que las administradoras tengan que hacer gestiones persuasivas antes.
¿Qué revisa la UGPP?
Los aportes a los seis subsistemas que la propia UGPP enumera como parte del Sistema de la Protección Social: salud, pensiones, riesgos laborales, cajas de compensación familiar (subsidio familiar), sena, icbf. Y busca tres conductas, que es como las nombra en sus comunicaciones:
| Conducta | Qué significa | Ejemplo típico |
|---|---|---|
| Omisión | No afiliar a un trabajador a un subsistema, o no reportar su ingreso, y por eso no pagar | Un empleado nuevo que se pagó por nómina dos meses antes de entrar en la planilla |
| Inexactitud | Pagar sobre un IBC menor que el que corresponde según la nómina y la información tributaria | Bonificaciones habituales tratadas como no salariales y excluidas del IBC |
| Mora | Pagar el aporte correcto, pero tarde | Planillas pagadas después de su fecha, de forma repetida |
La inexactitud es la que más sorprende, porque nadie la ve venir: la empresa sí pagó, solo que pagó sobre una base menor. La UGPP la detecta comparando el IBC de cada trabajador en PILA con los pagos de la nómina y con lo que la empresa reportó a la DIAN, y señala también los casos en que un mismo trabajador cotiza con IBC distintos en salud, pensión y riesgos laborales.
Los independientes están en el mismo radar. Su base mínima es del 40 % del valor mensualizado de sus contratos o ingresos, sin IVA (Ley 2277 de 2022 art. 89), y el cálculo completo con sus errores frecuentes está en IBC de independientes: cómo se calcula.
¿Cómo se entera la UGPP de que algo no cuadra?
Por cruces de información, no por denuncias al azar. La UGPP recibe la información de las planillas PILA y la información tributaria oficial, y compara: lo que una empresa pagó en nómina contra lo que aportó, lo que un independiente facturó contra la base sobre la que cotizó. Cuando la nómina electrónica transmitida a la DIAN dice una cosa y la planilla dice otra, la diferencia aparece sola.
Por eso la frase "a mí nunca me han revisado" no protege a nadie. La revisión no depende de que alguien lo escoja; depende de que los datos de dos fuentes oficiales no coincidan.
¿Qué pasos sigue un proceso de la UGPP?
| Etapa | Qué recibe usted | Qué puede hacer | Sanción en ese momento |
|---|---|---|---|
| Acción persuasiva | Un aviso con el indicio de evasión (omisión, inexactitud o mora) | Corregir con planilla N cada periodo señalado | Ninguna, si corrige antes del requerimiento |
| Requerimiento de información | Una solicitud de documentos para verificar los pagos | Entregar todo, completo y dentro del plazo | No entregar cuesta hasta 15.000 UVT |
| Requerimiento para declarar o corregir | La propuesta formal de la UGPP sobre lo que usted debe | Responder dentro de 3 meses | 5 % por mes de lo dejado de pagar, hasta el 100 % |
| Liquidación oficial | El acto que determina la deuda | Recurso de reconsideración: 2 meses desde la notificación | 10 % por mes, hasta el 200 % |
| Cobro | Mandamiento de pago y medidas cautelares | Pagar o discutir dentro del proceso de cobro | Se suman intereses de mora |
¿Cuántos años hacia atrás puede revisar?
Cinco. El parágrafo 2 del artículo 178 de la Ley 1607 de 2012 permite iniciar las acciones, con la notificación del requerimiento de información o del pliego de cargos, dentro de los 5 años contados desde la fecha en que el aportante debió declarar y no declaró, declaró por valores inferiores, o se configuró el hecho sancionable. Si la planilla se presentó tarde o se corrigió, el término corre desde esa presentación o corrección.
¿Cuánto cuesta esperar al requerimiento?
Tome un caso sencillo: $2.000.000 de aportes dejados de pagar, con 6 meses de retraso. Los porcentajes son los del texto vigente del artículo 179 de la Ley 1607 de 2012, que viene de la Ley 1819 de 2016.
| Momento en que paga | Cálculo de la sanción | Sanción | Además |
|---|---|---|---|
| Antes de que le notifiquen el requerimiento | No hay sanción | $0 | Aportes e intereses |
| Después del requerimiento, dentro del plazo para responder | 5 % x 6 meses x $2.000.000 | $600.000 | Aportes e intereses |
| Con liquidación oficial | 10 % x 6 meses x $2.000.000 | $1.200.000 | Aportes e intereses |
Si el problema no es omisión sino inexactitud, la sanción se calcula sobre la diferencia: 35 % si se corrige después del requerimiento, y 60 % si la UGPP la impone por liquidación oficial. Y si la UGPP le pide información y no la entrega, la sanción puede llegar a 15.000 UVT, $785.610.000 con la UVT de 2026, graduada por meses de retraso y con reducciones si la entrega pronto.
La lección del cuadro es que el reloj importante no es el del aviso que le llegó, sino el del requerimiento que todavía no le han notificado. Lo explicamos con más detalle en aviso persuasivo de la UGPP: qué es y qué sigue.
¿La UGPP puede embargar?
Sí. La ley que la creó le dio funciones de cobro coactivo, y la Ley 1607 de 2012 le asignó la determinación y el cobro de los aportes de omisos e inexactos. Cuando una liquidación oficial queda en firme y no se paga, empieza el cobro, y en ese proceso caben las medidas cautelares sobre cuentas. A esas alturas la discusión ya no es cuánto debe, sino cómo paga, así que la etapa barata es la anterior.
¿Qué hacer si le llegó una notificación de la UGPP?
- 01
Identifique qué documento es
Acción persuasiva, requerimiento de información, requerimiento para declarar o corregir, pliego de cargos o liquidación oficial. Cada uno abre un plazo distinto y tiene un costo distinto.
- 02
Anote la fecha de notificación
De ella depende el plazo de respuesta y, sobre todo, si todavía está en la ventana sin sanción.
- 03
Reconstruya todo el periodo señalado
Nómina, planillas PILA y pagos de cada mes del rango, no solo el mes del ejemplo que trae la comunicación.
- 04
Calcule la diferencia antes de corregir
La UGPP indica corregir con planilla N, una por cada periodo o fracción de mes. Corregir sin calcular es aceptar cifras que quizá no eran las correctas.
- 05
Responda con soportes y conserve el acuse
Por la sede electrónica de la UGPP, dentro del plazo, con la información completa y en el formato que pide.
Si su empresa trabaja con contratistas, la revisión también toca a quien paga: la Ley 1393 de 2010 art. 26 condiciona el contrato a verificar la afiliación y el pago de los aportes, y sin esa verificación el pago no es deducible. Lo desarrollamos en el riesgo UGPP de las empresas que contratan independientes.
Si ya tiene la notificación en la mano, en requerimiento de la UGPP puede enviárnosla: respondemos el mismo día hábil y le decimos qué es y qué plazo tiene. La revisión de nómina y aportes como servicio continuo está en nómina y seguridad social, y el costo real de un empleado lo puede estimar con la calculadora de esa misma página. El diagnóstico inicial no tiene costo.
La UGPP no audita a quien escoge. Audita a quien tiene dos cifras oficiales que no coinciden.
Fuentes
- Ley 1151 de 2007 art. 156: creación y funciones de la UGPP (Gestor Normativo, Función Pública)
- Ley 1607 de 2012 arts. 178, 179 y 180: competencia, sanciones y términos (Gestor Normativo)
- Ley 1819 de 2016 art. 314: texto vigente del art. 179 de la Ley 1607 (Gestor Normativo)
- Ley 2010 de 2019 art. 121: sanción por no enviar información a la UGPP (normograma DIAN)
- UGPP: preguntas frecuentes de parafiscales
- UGPP: acciones persuasivas
- Ley 1393 de 2010 arts. 26 y 27: deber del contratante (Gestor Normativo)
- Ley 2277 de 2022 art. 89: IBC de independientes (Gestor Normativo)
Publicado el 7 de octubre de 2026. Si una autoridad modifica un plazo o un valor, esta página se actualiza y la fecha cambia.
