Le llegó una notificación de la DIAN: cómo saber qué es

Casi todos los actos de la DIAN se parecen: el mismo membrete, el mismo tono, la misma extensión. Pero la palabra que va en el encabezado cambia por completo lo que usted tiene que hacer y cuánto tiempo tiene para hacerlo. Confundir un emplazamiento con un requerimiento especial no es un detalle de vocabulario: es la diferencia entre un mes y tres meses de plazo, y entre una sanción del 5 % y una del 10 % por cada mes de retraso.

Lo primero, antes de cualquier otra cosa, es confirmar que el documento es auténtico. Si le llegó por correo electrónico, verifíquelo antes de responder nada: los mensajes falsos imitan exactamente este tipo de comunicación.

¿Cómo reconoce cuál de todos le llegó?

Busque el nombre del acto en el encabezado, no en el cuerpo. Esa sola línea le dice el plazo.

La última fila es la más grave y la que menos se entiende. Un mandamiento de pago ya no es una discusión sobre cuánto debe: es la ejecución de algo que quedó en firme. Si ese es su caso, lea las etapas del cobro coactivo antes de hacer nada.

¿Desde cuándo se cuenta el plazo?

No desde que usted lo lee. La DIAN notifica sus actos al correo que usted informó en el RUT, y el artículo 566-1 del Estatuto Tributario establece que los términos empiezan a correr una vez transcurridos cinco días desde la entrega de ese correo.

Dos consecuencias prácticas. La primera: si el correo del RUT es una cuenta que ya no revisa, los plazos corren igual y usted se entera tarde. La segunda: guarde el correo completo con sus encabezados, porque la fecha de entrega es la que define todo.

¿Qué pasa con la sanción si responde ahora en vez de después?

Aquí está el dinero. La sanción por presentar tarde es del 5 % del impuesto a cargo por cada mes o fracción, con tope del 100 %, mientras no haya emplazamiento. Después del emplazamiento sube al 10 % por mes, con tope del 200 %. Es decir, el emplazamiento no es solo un aviso: es el punto donde la tarifa se duplica.

Y hay una reducción que casi nadie usa a tiempo. El artículo 640 permite bajar al 50 % la sanción que usted mismo liquida si en los dos años anteriores no cometió la misma conducta, y al 75 % si no la cometió en el año anterior. En ambos casos con una condición que se pierde rápido: que la DIAN todavía no haya proferido pliego de cargos, requerimiento especial ni emplazamiento. Por eso actuar antes del primer acto formal vale tanto.

¿Puede responder usted mismo?

Un requerimiento ordinario de información, muchas veces sí: le están pidiendo documentos que usted tiene. Un requerimiento especial, casi nunca, porque la respuesta es un escrito técnico que fija la discusión y lo que no se alegue ahí es muy difícil de alegar después.

La regla práctica: si el acto propone modificar cifras o imponer una sanción, la respuesta debería redactarla alguien que haya redactado otras. Si solo pide papeles, reúnalos y radíquelos dentro del plazo. En cualquiera de los dos casos, radique siempre y guarde el acuse: el silencio nunca juega a favor.

¿Qué hace si el plazo ya venció?

No se quede callado, porque la etapa siguiente siempre es más cara. Todavía hay caminos: corregir voluntariamente antes de la liquidación oficial, interponer el recurso de reconsideración dentro de los dos meses, o pedir una facilidad de pago de hasta cinco años sobre lo que ya está en firme.

Lo que no funciona es esperar. El sistema no se olvida: cruza facturación electrónica, nómina y reportes de terceros de forma automática, como explicamos en la fiscalización en tiempo real. Si quiere que revisemos qué le llegó y qué plazo corre, escríbanos o mire cómo funciona nuestra consultoría tributaria.

El encabezado del documento le dice cuánto tiempo tiene. La fecha de entrega del correo le dice desde cuándo. Todo lo demás se decide con esos dos datos.