Contabilidad de propiedad horizontal: qué debe recibir el consejo

La pregunta que más escuchamos de un consejo de administración no es técnica. Es esta: "¿cómo sabemos si la plata del conjunto está bien?". La respuesta corta es que la ley ya dice quién lleva la contabilidad y qué tiene que mostrarle al consejo. El administrador lleva la contabilidad bajo su dependencia y responsabilidad (Ley 675 de 2001 art. 51 num. 5) y debe someter al consejo los balances de prueba y su ejecución presupuestal (num. 4). Lo que la ley no dice es cada cuánto, y ahí es donde muchos consejos se quedan sin información.

¿Quién es responsable de la contabilidad de la copropiedad?

El administrador. La Ley 675 de 2001 le asigna la representación legal y la administración inmediata del edificio o conjunto, y entre sus funciones básicas está "llevar bajo su dependencia y responsabilidad, la contabilidad del edificio o conjunto". Eso no significa que el administrador deba ser contador: significa que responde por que la contabilidad exista, esté al día y se pueda leer. En la práctica la lleva un contador contratado por la copropiedad o por la empresa administradora.

El consejo, por su parte, toma "las determinaciones necesarias en orden a que la persona jurídica cumpla sus fines" según el reglamento. Es obligatorio en edificios o conjuntos de uso comercial o mixto con más de 30 bienes privados, sin contar parqueaderos ni depósitos, y potestativo en los demás (Ley 675 de 2001 art. 53). Para decidir, necesita cifras.

¿Qué dice la Ley 675 que el administrador debe entregar?

Estos son los deberes que tocan la contabilidad, leídos del texto de la ley y no de un resumen:

¿Qué debería recibir el consejo cada mes?

Nuestra recomendación es mensual, y con un paquete que se pueda leer en una reunión. No es una exigencia legal adicional, es lo mínimo para que el consejo cumpla su propia función con información real:

Es la misma lógica que explicamos para las empresas en qué debe entregarle su contador cada mes, adaptada a una persona jurídica cuyo dinero viene de las cuotas de muchas familias.

¿Por qué la cartera por unidad es el informe más importante?

Porque en una copropiedad casi todo el ingreso son expensas, y cada propietario contribuye según su coeficiente (Ley 675 de 2001 art. 25 num. 3). Si la cartera crece, el presupuesto aprobado deja de ser real aunque nadie lo haya modificado. La ley da herramientas para cobrar: el retardo causa intereses de mora de una y media veces el interés bancario corriente, salvo que la asamblea fije uno inferior (Ley 675 de 2001 art. 30), y en el cobro ejecutivo el título es solamente el certificado expedido por el administrador (Ley 675 de 2001 art. 48).

Ese certificado sale de la contabilidad. Si la cartera por unidad no está conciliada, con abonos aplicados e intereses bien liquidados, el certificado es débil y el cobro se demora. Por eso un consejo que recibe la cartera con edades cada mes está, en realidad, cuidando la capacidad de cobro del conjunto.

¿Qué debe recibir la asamblea al cierre del año?

La asamblea ordinaria se reúne al menos una vez al año para "considerar y aprobar las cuentas del último ejercicio y presupuesto para el siguiente año". Si el reglamento no fija la fecha, debe hacerse dentro de los 3 meses siguientes al vencimiento del periodo presupuestal, y la convoca el administrador con al menos 15 días calendario de antelación (Ley 675 art. 39). Si no se convoca, se reúne por derecho propio el primer día hábil del cuarto mes (art. 40).

• Estados financieros del año, con sus notas, bajo el marco técnico que le corresponda a la copropiedad.
• Ejecución presupuestal del año completo, explicando las desviaciones importantes.
• Proyecto de presupuesto del año siguiente, con las cuotas que de él se derivan. Lo detallamos en presupuesto de propiedad horizontal.
• Informe del administrador y, si la copropiedad lo tiene, el dictamen y el informe del revisor fiscal.

¿La copropiedad declara renta o paga ICA?

Depende del uso y de si explota bienes comunes. La Ley 675 define a la persona jurídica de la propiedad horizontal como civil, sin ánimo de lucro y no contribuyente de impuestos nacionales ni de ICA "en relación con las actividades propias de su objeto social" (art. 33). Pero el Estatuto Tributario agregó una regla: la propiedad horizontal que destina bienes o áreas comunes a explotación comercial o industrial y genera renta es contribuyente del régimen ordinario de renta y de ICA (ET art. 19-5). Esa regla excluye a las de uso residencial.

Uso residencial, comercial o mixto no es una opinión: lo define el artículo 3 de la Ley 675 según la destinación de los bienes privados. Un edificio con apartamentos y locales es mixto, y eso cambia también la pregunta del revisor fiscal, que tratamos en revisor fiscal en propiedad horizontal.

¿Puede el mismo contador ser revisor fiscal del conjunto?

No debería. El revisor fiscal no puede tener vínculos comerciales ni ninguna circunstancia que le reste independencia frente al administrador o el consejo (Ley 675 de 2001 art. 56), y la Ley 43 de 1990 obliga al contador a abstenerse de aceptar cuando hay intereses comunes o cualquier cosa que comprometa su objetividad (art. 50). Revisar las cuentas que uno mismo preparó es el caso más evidente. Si nuestra firma lleva la contabilidad, la revisoría la hace otro profesional, y al revés.

¿Cómo trabajamos con una copropiedad?

Con quien tenga a cargo la contabilidad: la administración o la propia copropiedad. El alcance queda por escrito desde el diagnóstico, con el paquete mensual para el consejo definido de antemano. Puede ver el servicio en contabilidad para propiedad horizontal o en outsourcing contable. Si el consejo quiere primero una lectura de lo que hoy recibe, el diagnóstico inicial es sin costo y la propuesta y los honorarios llegan por escrito en 24 horas. Escríbanos por WhatsApp o desde contacto: respondemos el mismo día hábil.

El consejo no necesita ser contador. Necesita que cada mes le lleguen las mismas cinco hojas, a tiempo, y que alguien se las explique.